为进一步规范后勤人事档案管理，确保档案安全、完整、准确、可追溯，2024年4月8号下午，后勤服务总公司在会议室召开员工档案规范化建设启动会议。

会议由综合办公室副主任刘巍主持，从员工入职到离职，认真仔细梳理了各个工作环节的管理流程，规范了8个用工表格，对员工档案规范化建设工作推进做出部署并对具体实施提出了详细要求。

一、强化档案管理职责

由综合办公室审核、各中心（部门）全面实施员工人事档案的整理工作。明确目标、落实责任，同时将人事档案规范化程度纳入部门年度工作考核的重要内容，通过制定年度工作规划、中短期工作计划以及阶段性复盘与总结，确保档案整理工作有序稳步开展。

二、严审档案信息内容

对照人事档案专项审核的要求，按照“一人一档一编码”原则，对所有人员的档案情况逐一清查，重点查看材料是否齐全、内容是否真实准确、有无过期无效信息，每套档案均编制档案目录，对档案中材料不齐全、记录不规范的，及时补充完善。

三、注重档案管理安全

后勤所有部门的档案均由综合办公室统一管理，专人负责，严格执行档案查询、借阅、利用和领导审批制度，做好档案的日常维护、及时更新、保管工作，确保档案安全。针对已离职人员，对前期档案进行梳理，完善档案内容，规定保存期限，防范因档案材料不全引发的劳动纠纷风险。

四、做好档案动态管理工作

梳理登记已签订的合同，整理员工在职期间所有劳动、劳务合同签订、续签轨迹，做好合同的签订、到期管理、续签跟踪等工作，确保员工合同动态跟踪、实时更新。综合办公室专职人事档案管理人员将对员工人事档案进行逐卷逐页地细致地整理与审核，发现问题如实登记，点对点与各部门取得联系，及时解决在整理与审核工作中出现的问题点。做到每人一档，信息真实，案卷齐全。

会上，刘巍还对大家关心的员工试用期用工风险规避问题从法律层面进行了解读并给出了合理化建议，为各部门规范用工提供了依据。

会议的召开标志着后勤服务总公司员工档案规范化建设正式启动，将进一步推动后勤管理向着科学化，规范化迈进。

（撰稿人：高璐）